Charges, embaucheDémarche
La DPAE, déclaration préalable à l’embauche
Avant qu’un salarié ne prenne son poste, l’employeur doit le déclarer. Voici ce que contient la DPAE, le moment où elle se dépose et les formalités…
N° 0009Charges, embaucheDocument
Le registre unique du personnel : ce qu’il contient et combien de temps on le garde
Chaque entreprise qui emploie des salariés tient un registre où ils sont inscrits. Le code du travail en fixe le contenu et la durée de conservation, mais pas la forme.
Sources vérifiées le
À quoi sert ce document
Le registre permet de connaître à tout moment qui travaille dans l’entreprise. Selon l’article D1221-23 du code du travail, il porte pour chaque salarié ses nom et prénoms, sa nationalité, sa date de naissance, son sexe, son emploi, sa qualification, les dates d’entrée et de sortie de l’établissement, et des précisions propres à certaines catégories (travailleurs étrangers, apprentis, salariés à temps partiel, intérimaires). Les inscriptions relatives aux événements postérieurs à l’embauche se font au moment où ils se produisent. Les mentions sont conservées cinq ans à compter du départ du salarié, selon l’article R1221-26 (Légifrance, lu le 05/10/2026).
Les mentions et rubriques
- Les nom et prénoms du salarié, sa nationalité, sa date de naissance et son sexe.
- L’emploi occupé et la qualification du salarié.
- Les dates d’entrée et de sortie de l’établissement.
- Pour un travailleur étranger, le type et le numéro du titre valant autorisation de travail.
- Des mentions particulières pour certaines catégories : apprentis, salariés à temps partiel, travailleurs temporaires, salariés mis à disposition.
- Les événements postérieurs à l’embauche, inscrits au moment où ils surviennent.
Liste générale : aucun modèle à télécharger, et la source officielle reste la référence.
Un exemple
Un registre, plusieurs mentions
Le code du travail, aux articles D1221-23 à D1221-27, définit le registre unique du personnel. Les mentions portent sur l’identité du salarié, son emploi, sa qualification et ses dates d’entrée et de sortie. Certaines catégories de salariés appellent des mentions supplémentaires. Le ministère du Travail publie une fiche d’information sur ce registre.
| Mention | Exemple fictif |
|---|---|
| Nom et prénoms | Camille Exemple |
| Date de naissance | 1er janvier 1990 |
| Emploi | Assistante administrative |
| Qualification | Employée |
| Date d’entrée | 1er mars 2026 |
| Date de sortie | À renseigner au départ |
Les valeurs du tableau sont inventées. Le registre réel suit les mentions de l’article D1221-23 et les règles de l’établissement.
Quand inscrire et combien de temps conserver
Le salarié est inscrit lors de son embauche, après la déclaration préalable à l’embauche, et les événements ultérieurs s’inscrivent quand ils surviennent. Les mentions sont conservées cinq ans à compter de la date où le salarié a quitté l’établissement, selon l’article R1221-26.
Papier ou numérique
Le code du travail n’impose pas de forme particulière. Lorsque l’employeur utilise un autre support que le papier, des exigences de sécurité s’appliquent, prévues aux articles D8113-2 et D8113-3, et les représentants du personnel sont informés par l’inspection du travail.
Ce que le registre ne remplace pas
Le registre recense les salariés, sans détailler leur rémunération ni leurs cotisations : celles-ci relèvent des cotisations salariales et des charges patronales. Le contrat, lui, trouve son origine dans une offre ou une promesse d’embauche.
Les erreurs fréquentes
- Inscrire le salarié trop tard, alors que l’inscription accompagne l’embauche.
- Omettre une mention obligatoire, comme la date de sortie ou la qualification.
- Détruire les mentions d’un salarié avant la fin des cinq ans suivant son départ.
- Confondre le registre unique du personnel et la déclaration préalable à l’embauche : ce sont deux obligations distinctes.
- Utiliser un support numérique sans respecter les exigences de sécurité des données prévues par le code du travail.
Questions fréquentes
Que contient le registre unique du personnel ?
Pour chaque salarié : nom et prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d’entrée et de sortie, avec des précisions pour certaines catégories. Le détail est à l’article D1221-23 du code du travail.
Combien de temps conserve-t-on le registre ?
Les mentions se conservent cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l’établissement, selon l’article R1221-26 du code du travail.
Le registre doit-il être sur papier ?
Non, aucune forme n’est imposée. Un support numérique doit respecter les exigences de sécurité prévues par le code du travail.
Sources officielles
- Légifrance, code du travail, registre unique du personnel (articles D1221-23 à D1221-27, lu le 05/10/2026)
- Ministère du Travail, le registre unique du personnel (consulté le 05/10/2026)
- Légifrance
Sources lues et vérifiées le 5 octobre 2026. Les liens ouvrent le site de l’organisme concerné.
Rédigée par Nadia Sauvaget · mis à jour le · sources vérifiées le même jour
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